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Excel Intermedio – La presentación de datos

• Formatear celdas

En este apartado vamos a ver cómo podemos aplicar estilos y formatos a celdas simples.
En la pestaña de INICIO- Fuente podemos cambiar el tipo de fuente. También podemos cambiar el tamaño de la fuente.
Podemos aplicar estilos de negrita, itálica o subrayado. Tenemos subrayado simple y subrayado doble. También podemos cambiar el color del texto o el fondo de la celda.
En INICIO – Alineación podemos cambiar la orientación vertical del texto de manera que se vea arriba, centrado o abajo. Se puede cambiar la orientación horizontal a izquierda, centrado o derecha. Podemos ajustar la celda al tamaño del texto en la opción Ajustar Texto.

• Aplicar formato personalizado

Para aplicar un formato personalizado ir a INICIO – Numero y pulsar en icono a la derecha para que salga el cuadro de diálogo. Opciones de personalizar son Numero, Fecha o Personalizado.

• Alinear el contenido

Se puede alinear el contenido de una celda ya sea de forma vertical u horizontal. También podemos aplicar un ángulo de giro al contenido. Para ver más opciones desplegaríamos el cuadro de diálogo.

• Combinar celdas

Si quisiéramos añadir un título a un conjunto de celdas, para ello seleccionaríamos el rango de las celdas y la opción de Combinar y Centrar.

• Aplicar bordes a las celdas

Por defecto cuando imprimas una hoja de cálculo no sale la cuadrícula. Para ello habría que aplicar los bordes. Para ello habría que ir a la pestaña INICIO –Fuente y aplicar el borde que queramos.
En la herramienta de Dibujar Bordes nos va a permitir dibujar los bordes que queramos. También podemos escoger el color de los bordes y el estilo de la línea. En el cuadro de diálogo podemos personalizar los bordes en la pestaña de Bordes.

• Aplicar relleno a las celdas

Podemos aplicar un color de fondo, una trama o un degradado. En el grupo Fuente de la pestaña de INICIO podemos encontrar la opción de Color de Fondo.

• Estilo de celdas

Para crear un estilo predefinido, primero seleccionamos una celda o un grupo de celdas. Luego nos vamos a la pestaña de INICIO – Estilos.

• Opciones de formato de celdas

• Aplicar formatos condicionales predefinidos
Excel viene con un conjunto de formatos condicionales predefinidos.

• Crear formato condicional

Para crear un formato condicional nos vamos a la pestaña de INICIO- Estilos. Nos vamos a Formato Condicional y pulsamos en Nueva Regla. En el cuadro de dialogo tenemos diferentes opciones de cómo queramos que sea nuestro nuevo formato. En la parte de abajo están los tipos de formato y las características que queramos aplicar.

• Administrar formatos condicionales

Podemos aplicar varios formatos condicionales superpuestos. Para gestionar los diferentes formatos nos vamos a INICIO-Estilos-Formato Condicional-Administrar Reglas. Se pueden crear nuevas reglas, editarlas o eliminarlas.

• Aplicar un tema a las hojas

Para aplicar un tema nos vamos a DISEÑO DE PAGINA-Temas donde tenemos la opción de seleccionar diferentes temas. También tenemos las opciones de Colores, Fuentes y Efectos.

• Administrar temas

• Truco – Formatos de celdas

Con Ctrl-2 seleccionamos negrita. Con Ctrl-3 cursiva. Con Ctrl-4 subrayado. Con Ctrl-5 tachado. Con Ctrl-1 nos sale el cuadro de diálogo de Formato de celdas.

• Truco – Trasponer tablas

Excel Intermedio – La impresión en Excel

• Imprimir

Para imprimir en Excel nos vamos a la pestaña de ARCHIVO – Imprimir. También podemos hacerlo pulsando CTRL-P.

• Modificar diseño de página

Para encontrar tres comandos fundamentales que nos van a permitir configurar la página a la hora de imprimir nos vamos a la pestaña DISEÑO DE PAGINA – Configurar página. Para configurar los márgenes pulsamos en Márgenes. Aquí nos da las opciones de Normal, Ancho y Estrecho.
También podemos elegir Márgenes personalizados. En este tenemos margen Superior, Derecha, Inferior e Izquierda. Hay una opción de Vista preliminar.
La siguiente Herramienta es la de Orientación. Esta nos va permitir orientar la hoja en Horizontal o en Vertical.
La última herramienta sería la del Tamaño. Podemos elegir entre varias opciones de tamaño. Si no nos vale ninguno pulsamos en Más tamaños de papel. Aquí podemos modificar la Escala para imprimir más páginas por hoja. Lo hacemos modificando el Ancho y el Alto.

• Otras opciones de diseño de página

Existen un par de herramientas más que nos dice cómo va a ser el diseño de la página.
Lo primero que vamos a hacer es seleccionar un área de impresión. Para ello seleccionamos un rango y seleccionamos DISEÑO DE PÁGINA – Configurar página – Establecer Área de Impresión. Si le damos a la opción de Imprimir solo nos imprimiría el área de impresión. Para imprimir más rangos nos vamos los seleccionamos y elegimos Agregar al área de impresión. Para eliminar el área en Borrar el Área de Impresión.
Otra herramienta sería la de los Saltos de página. Para ello activamos la celda donde queremos que se nos ponga la siguiente página. Luego pulsamos en Insertar salto de página. Para eliminarlo en Quitar salto de página.

• Encabezados y pies de página

Cuando imprimamos una hoja de Excel nos imprimirá un encabezado en la parte superior y un pie en la parte inferior. Para añadirlos nos vamos a INSERTAR – Texto – Encabezado y pie de página. La vista se cambia a diseño de página. En la parte de arriba podemos escribir el encabezado que queramos.

• Repetir filas y columnas

Cuando imprimimos una hoja con muchas páginas tenemos la opción de que se nos repita la fila superior o la columna izquierda. Para ello nos vamos a DISEÑO DE PÁGINA – Configurar página. Seleccionamos la herramienta Imprimir Títulos. Ahí podemos seleccionar los rangos para La fila superior o la columna izquierda.

• Crear una vista personalizada

Las vistas nos permiten guardar un área de impresión , la configuración del diseño de página, de un filtro, etc.. Para ello debes preparar el documento para la impresión. Después nos iremos a la pestaña de VISTA – Vistas de libro – Vistas personalizadas. Le daríamos a Agregar y le asignamos un nombre.
Para activarla la seleccionamos haciendo doble clic.

Excel Intermedio – Los gráficos

• Crear Gráfico

Los gráficos son representaciones visuales de un grupo de datos. Para crear un gráfico seleccionamos un rango derecho y sobre la esquina inferior derecha pulsamos en el icono que nos aparece. Después en la opción de gráficos nos salen unos gráficos elementales con los que trabajar.
Todo gráfico consta de un título y unos datos informativos.
También podemos crear un gráfico si nos vamos a la pestaña INSERTAR – Gráficos – Gráficos recomendados. En el cuadro de diálogo nos salen los mismos gráficos de la opción anterior con una vista preliminar del gráfico.
Desde aquí también tenemos la opción de Todos los gráficos.

• Ubicación de los gráficos

Una vez que tengamos el gráfico vamos a poder desplazarlo de una hoja a otra. Para ello vamos a pinchar sobre nuestro gráfico. A continuación nos vamos a la pestaña de diseño. Seleccionamos la opción de Mover gráfico. Nos iríamos a Hoja nueva y le daríamos un título al gráfico. Se nos creara una hoja nueva con el gráfico en ella.
Pulsando la tecla F11 se nos crearía el gráfico en una hoja nueva.

• Modificar los datos de origen

Vamos a ver cómo podemos modificar un gráfico con los datos que tiene. Para ello activamos el gráfico y sobre los datos de la hoja de cálculo modificamos los datos de origen.
También podemos hacerlo en DISEÑO – Datos – Seleccionar datos. Este cuadro de diálogo nos va a poder modificar el rango de los datos. También vamos a poder añadir series. Para ello pincharíamos sobre Agregar. Nos saldrá un cuadro que nos permitirá introducir el nombre de la serie. En Valores de la serie seleccionamos los datos.
También se puede eliminar la serie en Quitar o modificarla en Modificar. Podemos modificar las etiquetas del eje horizontal en la barra de Editar.
Podemos invertir los datos en Cambiar entre filas y columnas.

• Opciones eje vertical

Vamos a ver como modificar las opciones del eje vertical. Lo primero que vamos a hacer es pinchar sobre el eje vertical del gráfico. Nos va a aparecer un panel a la derecha que pone Dar formato al eje. Escogemos la herramienta de Opciones del eje.
Aquí podríamos cambiar los valores Mínimo y Máximo del eje. Para volver a los datos anteriores le daríamos a Restablecer. También podemos modificar las unidades del eje en Unidades.
Podemos utilizar Escala logarítmica cuando los valores del eje sean muy grandes.
Podríamos invertir el orden de los valores en Valores en orden inverso.
Podremos modificar la Marcas de Graduación tanto de Tipo principal como de tipo secundario.
También podemos elegir la posición de las etiquetas.

• Opciones eje horizontal

Seleccionando el eje horizontal del gráfico nos vamos a Dar formato al eje – Opciones del eje. Lo primero que vamos a poder seleccionar es el tipo de eje. También podemos modificar donde cruza el Eje vertical y la Posición del eje.

• Orientación del texto en los gráficos

Seleccionamos el eje y nos vamos a Dar Formato al Eje – Tamaño y Propiedades. Aquí encontramos la Alineación vertical. Tenemos la opción de Superior, En el medio, Inferior, etc.. También podríamos modificar la Dirección del texto. Podemos modificar también el Ángulo personalizado.

• Opciones de diseño y tipos de gráficos

Excel nos va permitir cambiar el diseño o el tipo de gráficos según las necesidades que tengamos. Para ello nos vamos a DISEÑO – Cambiar tipo de gráfico. Aquí podremos seleccionar el tipo de gráfico que queramos.
Podremos modificar el tipo de diseño en DISEÑO – Diseños de gráfico – Diseño rápido.

• Modificar los rótulos de los datos

Para activar las Etiquetas de datos nos iríamos a Elementos del Grafico y pulsar en la casilla Etiquetas de datos.
Para modificar las etiquetas hacemos doble clic sobre ellas y hacemos las modificaciones en el panel que nos va a salir a la derecha.

Excel Avanzado – Los cálculos y funciones avanzados

• Crear fórmulas condicionales y anidadas

Utilizar la función SI() para evaluar un criterio y obtener un resultado a partir de si el criterio es verdadero o falso.
Por ejemplo para comprobar si un valor es mayor que mil sería SI(A1>1000;”SI”;”NO”).

• Insertar filas con funciones estadísticas

Para agrupar por los valores de un conjunto de celdas seleccionar el rango y en DATOS- Esquema- Subtotal

• Función CONTAR.SI

La función CONTAR.SI cuenta los datos que cumplen un determinado criterio. Nos pide dos parámetros el rango sobre el que queremos buscar y el criterio. Luego nos muestra la cantidad de datos que cumplen con ese parámetro.

• Función SUMAR.SI

La función SUMAR.SI nos suma los datos de un rango que cumpla con un determinado criterio. Se introducen el rango a buscar, el criterio y el rango a sumar.

• Función BUSCAR.V

La función BUSCAR.V nos busca los datos que pidamos a partir de lo que introduzcamos en otra celda.
Lo primero que hacemos es ir a DATOS-Herramientas de datos-Validación de datos. En Permitir introducimos Lista y en el Origen introducimos el rango en el que queremos buscar a partir de una selección.
Introducimos en la fórmula el Valor buscado, el rango de celdas, la columna a partir del valor buscado y si el rango está ordenado o no.

• Consolidar datos

La opción de consolidar datos nos permite agrupar datos en una hoja que provienen de otras.
Para ello nos vamos a DATOS-Herramientas de datos-Consolidar. Lo primero escribimos la función que queramos utilizar para los rangos que vamos a seleccionar. Luego escogemos los rangos de las referencias a sumar y las vamos agregando.

• Fórmulas matriciales

• Mostrar las fórmulas

Para mostrar las fórmulas de nuestra hoja nos vamos a FORMULAS- Auditoria de fórmulas-Mostrar fórmulas

• Rastrear errores en fórmulas.

En FORMULAS- Auditoria de fórmulas-Rastrear Error nos muestra las celdas a partir de las cuales surge el error. En FORMULAS- Auditoria de fórmulas- Evaluar Fórmula nos va mostrando los pasos de la fórmula a partir de la cual surge el error.

• Rastrear relaciones entre celdas y fórmulas

En FORMULAS-Auditoria de fórmulas- Rastrear precedentes nos muestra las celdas que pertenecen a la fórmula. En Rastrear dependientes nos muestra las fórmulas que a las que pertenece una celda.

• El módulo Solver

El módulo Solver nos muestra unos valores a partir de unos datos que queramos optimizar.
Para activarlo ir a Archivo-Opciones-Complementos. Seleccionar la opción de Solver y seleccionar Ir. Después activar las casilla de Solver para instalarla.

Excel Avanzado – Trabajar con macros

• Prepara Excel para trabajar con macros

Por defecto Excel no viene para trabajar con macros. Para ello iríamos a ARCHIVO – Opciones. Seleccionamos la opción de Personalizar cinta de opciones. Seleccionamos la pestaña Desarrollador. Nos saldrá la pestaña de DESARROLLADOR.

• Crear y ejecutar macros

Una macro es un conjunto de acciones que hacemos para escribir datos o ejecutar cálculos que los podemos grabar para luego reproducirlos cuantas veces queramos. Para grabar una macro nos iríamos a la pestaña DESARROLLADOR – Grabar Macro. Introducimos el nombre de la macro y pulsamos Aceptar. A partir de entonces se grabaran todas las acciones que hagamos hasta que pulsemos Detener grabación. Para ejecutar la macro nos vamos a Macros, seleccionamos la macro que queramos y le damos a Ejecutar.

• Asignar una macro a un objeto gráfico.

Podemos asignar una macro a un objeto gráfico para ejecutarla cada vez que queramos. Para ello pulsamos con el botón derecho sobre el objeto y seleccionamos la opción de Macro – Asignar Macro.

• Guardar un libro con macros

Para guardar un libro con Macros nos vamos a Archivo – Guardar como. Le asignamos un nombre y en tipo seleccionamos Libro de Excel habilitado para macros.

Manual Básico de Excel 2010

1. Menú Archivo. 
2. Cinta Inicio. 
3. Cinta Insertar. 
4. Cinta Herramientas de Dibujo.
   1. Formato. 
5. Cinta Herramientas de Gráficos.
   1. Diseño. 
   2. Presentación. 
   3. Formato. 
6. Cinta Herramientas de Imagen.
   1. Formato. 
7. Cinta de Herramientas de SmartArt
   1. Diseño. 
   2. Formato. 
8. Cinta Herramientas de Tabla Dinámica.
   1. Diseño. 
   2. Opciones. 
9. Cinta Herramientas de Segmentación de Datos.
   1. Opciones. 
10. Cinta Herramientas del Gráfico Dinámico.
    1. Diseño. 
    2. Presentación. 
    3. Formato. 
    4. Analizar. 
11. Cinta Herramientas de Encabezado y Pie de Página.
    1. Diseño.
12. Cinta Herramientas de Tabla.
    1. Diseño. 
13. Cinta Herramientas de Ecuación.
    1. Diseño. 
14. Cinta Herramientas para Minigráfico.
    1. Diseño. 
15. Cinta Diseño de Página.
16. Cinta Fórmulas.
17. Cinta Datos.
18. Cinta Revisar.
19. Cinta Vista.
20. Cinta Programador.
21. Cinta Eliminación del Fondo.
22. Cinta Plumas.
23. Cinta Acrobat.
24. Funciones Básicas de Excel.
    1. Función AHORA().
    2. Función BUSCAR().
    3. Función BUSCARV().
    4. Función BUSCARH().
    5. Función COCIENTE().
    6. Función CONTAR().
    7. Función CONTAR.BLANCO().
    8. Función CONTAR.SI().
    9. Función CONTARA().
    10. Función MAX().
    11. Función MIN().
    12. Función M.C.D().
    13. Función M.C.M().
    14. Función NUMERO.ROMANO().
    15. Función PRODUCTO().
    16. Función PROMEDIO().
    17. Función SI().
    18. Función SI.ANIDADA().
    19. Función SUMAR.SI().
    20. Función SUMA().
    21. Función HOY().
    22. Función ABS().
    23. Función ENTERO().
    24. Función POTENCIA().
    25. Función RAÍZ().
    26. Función REDONDEAR().
    27. Función REDONDEA.IMPAR().
    28. Función REDONDEA.PAR().
    29. Función REDONDEAR.MAS().
    30. Función REDONDEAR.MENOS().
    31. Función RESIDUO().
    32. Función SIGNO().
    33. Función TRUNCAR().
    34. Función MEDIANA().
    35. Función MODA.UNO().
    36. Función NO().
    37. Función O().
    38. Función Y().
    39. Función FECHA().
    40. Función AÑO().
    41. Función MES().
    42. Función DIA().
    43. Función HORA().
    44. Función MINUTO().
    45. Función SEGUNDO().
    46. Función CONCATENAR().
    47. Función MAYUSC().
    48. Función MINUSC().
    49. Función NOMPROPIO().