•  Al iniciar el trabajo, cada empleado debe registrarse en el ordenador y anotar la hora de comienzo.
• Buscar una caja del almacén, (están colocadas por fecha, llegan a mediodía y se registran por la tarde) El peso máximo de cada caja es de 15 kg.
• Se toma el código de la caja y desde el ordenador se van sacando las caratulas de los lotes (de una en una o haciendo un cálculo de los lotes se pueden sacer varios de una vez).Se van anotando en un registro en papel a medida que se van haciendo los lotes.
• La persona que prepara los documentos que después pasarán a escaneado, debe registrar el número de caja y el contenido de la misma, el resto de celdas se irán rellenando en otros puestos.

Nº de caja	Nº de lotes	…	escaner	…	index
1	91….
2	91…

 

• Dado que el número máximo de documentos por lote es de 99, hay personas que preparan con antelación 99 pegatinas de código de barras, que irán en una parte visible de cada documento, preferiblemente en la parte superior del mismo. Esta pegatina indica al escáner el comienzo de un nuevo documento.
• Se desgrapan las hojas del documento asegurándose de que las hojas no están pegadas entre sí. Este aspecto es muy importante ya que se considera un fallo grave, (una grapa puede bloquear el escáner y paralizar el trabajo ya se es necesario que venga personal de mantenimiento)
• Los documentos agrupan según las indicaciones para cada cliente. Por ejemplo, pólizas firmadas de pólizas sin firmar y DNI aparte. Asegurándose de que a cada documento de cada montón debe colocarse una pegatina en la primera página.
• En caso de que haya documentos que no se ajusten a ningún criterio, se deben colocar todos en un montón para devolver al cliente.
• Una vez que se acaba la caja se le coloca una pegatina se le coloca una pegatina amarilla que indica que está preparada para digitalizase.
• Un vez digitalizado, la caja llevará una pegatina verde.

TICKETS

Otra de las tareas consiste en preparar para escanear tickets de gastos. Estos tickets llegan por la mañana.

• Se abre el sobre y se sacan los documentos, el sobre también se escanea, por lo que hay que colocarlo al principio del montón.
• Dependiendo del cliente, los tickets se colocan de uno en uno, salvo los billetes de metro que hay que pegarlos en folios. Otros clientes pueden requerir que se peguen los tickets en folios de 4 en 4. En cualquier caso, debe dejarse un margen en el lado derecho del folio para la impresión que realiza el escáner.

Indexación

 

Para la indexación de los datos de los documentos a tavés del programa Galaxy:

• Se carga el lote en el ordenador de un listado que incluye clientes y trabajos.
• Se eliminan los archivos en blanco o aquellos en que no es necesario tomar datos. (cara posterior, etc.)
• Si el dato que hay que grabar no se ve bien se puede hacer con el archivo original, uno por uno, por ejemplo en las hojas autocopiativas de banco.

Postpreparación

 

Una vez escaneados los documentos es necesario recomponerlos.

• Se van tomando los documentos separándolos de pegatina en pegatina y se vuelven a grapar.
• El documento final puede ser diferente del inicial, ya que en ocasiones, algunas de las hojas, como la fotocopia del DNI, no vuelven a juntarse.
• Cuando se termina de preparar, se coloca a la caja una pegatina roja